jeudi 8 juin 2017

Se faire rembourser les frais de repas par son entreprise.

En tant que chef d'entreprise, vous voulez vous faire rembourser par votre entreprise vos frais de repas, c'est possible mais sous certaines conditions :

Il convient de distinguer tout d'abord la nature des frais : déplacements professionnels, repas d'affaires, repas quotidien.

Les frais de repas que vous engagez lors de vos déplacements professionnels (séminaires, congrés...) peuvent vous être remboursés par votre entreprise. Le montant doit être raisonnable et en rapport avec les avantages attendus. Il doit être justifié. Attention a bien faire indiquer le nom de votre entreprise sur la note pour pouvoir récupérer la TVA.

Les repas d'affaires, correspondent à l'invitation de clients ou de relations commerciales, ils suivent le même régime et peuvent être pris en charge par la société à condition de démontrer l'intérêt professionnel de l'invitation. La dépense doit également être justifiée et il est conseillé d'indiquer sur la note le nom du client invité pour justifier du caractère professionnel de la dépense.

Les repas quotidiens : on encore appelés par l'Administration "Frais supplémentaire de repas".

Les règles de déduction sont beaucoup plus complexes. 

Si votre société est soumise à l'IS. Les repas quotidiens ne peuvent pas être pris en charge par votre entreprise. Vous pourrez seulement les déduire de votre impôt sur le revenu si vous renoncez à l'abattement forfaitaire de 10% et que vous optez pour les frais réels. Attention il vous faudra conserver tous vos justificatifs.

Si votre entreprise est soumise à l'IR, vous pouvez les déduire sous certaines conditions : 

L'éloignement entre votre domicile et le lieux de travail doit être raisonnable. Selon l'Administration 

"Ces frais sont en effet considérés comme professionnels par nature s’ils sont justifiés par un éloignement normal entre le domicile et le lieu de travail. En effet, l’éloignement doit être suffisamment important pour motiver la prise de repas hors du domicile mais néanmoins limité afin de ne pas être interprété comme résultant de la seule volonté du contribuable et qualifié de dépense personnelle non déductible.

Pour l’appréciation du caractère normal de la distance, il est notamment tenu compte de l’étendue et de la configuration de l’agglomération où se trouve le domicile du contribuable et des lieux d’exercice de l’activité ainsi que de la nature même de l’activité exercée (activité obligeant à de fréquentes interventions sur le terrain ou dans d’autres entreprises par exemple) et de l’implantation de la clientèle, lesquelles peuvent nécessiter des déplacements au-delà des limites de l’agglomération où se situe le domicile du contribuable. Il peut également être tenu compte des horaires de travail du contribuable (horaires d’ouverture et de fermeture du magasin le midi par exemple)."

Ensuite ils ne sont déductible que dans une certaine limite : le plafond pris en compte est de 18.40 pour 2017 auquel il convient de déduire le coût "théorique" d'un repas pris à son domicile. Lequel est de 4.75 euros actuellement.

Exemple : vous déjeunez pour 15 euros. votre entreprise peut prendre à sa charge 10.25 euros (18.40-4.75) le reste étant une dépense personnelle.

A noter : pour les dirigeant d'entreprise le remboursement de frais de repas sous forme d'allocation forfaitaire n'est pas prévu contrairement aux salariés pour lesquels différentes options sont prévues et que nous aborderons sur un prochain article.










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